Migration Microsoft 365 : ce que votre entreprise doit savoir 

Avant de se précipiter tête baissée dans la Migration Microsoft 365, il est indispensable de poser les bases. Cette première étape, souvent sous-estimée, est pourtant la clé d’un projet fluide, bien cadré et aligné sur vos véritables enjeux métiers. Car migrer pour migrer n’a aucun sens. Ce que vous cherchez, c’est transformer vos usages collaboratifs et en tirer un bénéfice concret – pas simplement changer de messagerie. 

Réaliser un audit du système existant

Commencez par un état des lieux précis de votre écosystème actuel. Quelles sont les applications critiques utilisées au quotidien ? Où sont stockées vos données ? Qui accède à quoi, et comment ? Ce diagnostic technique permet d’identifier les interdépendances entre vos outils métiers et votre infrastructure actuelle. 

Par exemple, si votre CRM repose encore sur une ancienne version locale d’Outlook, une migration non préparée pourrait rompre l’intégration et bloquer la continuité d’activité. De la même manière, des partages de fichiers hébergés sur des serveurs internes devront être mappés avec précision vers SharePoint ou OneDrive. 

Cartographier vos applications, utilisateurs et flux de données permet de sécuriser votre migration et de limiter les effets de bord sur vos outils métiers. 

Identifier les points de douleur actuels et les attentes (mobilité, sécurité, collaboration…) 

Un projet de migration, c’est aussi (et surtout) l’opportunité de corriger les frustrations quotidiennes. Trop d’entreprises vivent encore avec des solutions peu mobiles, une gestion documentaire chaotique ou des outils obsolètes en matière de sécurité. 

Isolez les irritants utilisateurs les plus fréquents : accès aux fichiers depuis un mobile, lenteur des VPN, gestion manuelle des versions, multiplicité des canaux de communication… Microsoft 365 propose des réponses concrètes à ces problèmes — encore faut-il les identifier pour les prioriser. 

Selon une étude Forrester, 71 % des entreprises engagées dans la migration vers Microsoft 365 visent d’abord une meilleure collaboration entre les équipes.

Fixer des objectifs concrets et mesurables (réduction des coûts, centralisation des outils, etc.) 

Une migration réussie repose sur des objectifs SMART : spécifiques, mesurables, atteignables, réalistes et temporellement définis. Ce n’est pas un luxe, c’est une nécessité. 

Par exemple : 

• Réduire de 25 % les coûts de licences logiciels en un an. 

• Centraliser 100 % des documents d’équipe dans SharePoint d’ici six mois. 

• Diminuer de 30 % le nombre d’emails internes grâce à Teams. 

Ces indicateurs de réussite guideront non seulement la mise en œuvre technique, mais surtout l’adhésion des parties prenantes tout au long du projet. 

Choisir les services Microsoft 365 à intégrer (Exchange, Teams, SharePoint…) 

Microsoft 365 n’est pas un bloc monolithique. Il s’agit d’un ensemble modulaire d’outils puissants, à activer selon vos usages et votre maturité digitale. Le bon choix n’est pas de “tout prendre”, mais d’activer les bons services au bon moment. 

Voici quelques cas d’usage : 

• Exchange Online pour la messagerie sécurisée et la simplification de la gestion des boîtes mails. 

• Teams pour centraliser vos échanges et réunions, et diminuer le recours aux mails internes. 

• SharePoint Online pour structurer les espaces documentaires par service. 

• OneDrive pour les fichiers individuels synchronisés. 

Évaluer les licences nécessaires en fonction du nombre d’utilisateurs et de leurs usages 

Enfin, adaptez votre plan de licences à vos effectifs réels et aux profils d’usages. Un collaborateur en mobilité n’aura pas les mêmes besoins qu’un manager sédentaire ou qu’un agent de production terrain. 

Microsoft propose plusieurs formules de licences (Business Basic, Business Standard, E1, E3, E5…), chacune avec ses spécificités. Un bon dimensionnement vous permet : 

• d’éviter les surcoûts inutiles, 

• d’assurer une adoption fluide, 

• de simplifier le déploiement IT. 

Choisir une stratégie de migration 

Maintenant que vos objectifs sont posés et vos besoins identifiés, il est temps de passer à l’étape décisive : choisir la stratégie de migration la plus adaptée à votre organisation. Ici, il n’existe pas de solution universelle. La bonne approche est celle qui prend en compte vos contraintes techniques, vos enjeux métier et votre capacité à absorber le changement. 

Migration en une seule fois, progressive ou en coexistence 

Trois grandes stratégies s’offrent à vous : 

• La migration en une seule fois : toutes les boîtes mails, fichiers et outils sont migrés en une seule vague, souvent lors d’un week-end ou d’une période creuse. Rapide mais risquée, cette méthode suppose une préparation minutieuse et une tolérance très faible aux imprévus. 

• La migration progressive : les utilisateurs ou services sont migrés lot par lot. Cela permet de tester, ajuster et corriger sans perturber l’ensemble des équipes. C’est la stratégie la plus souple, notamment pour les entreprises multisites ou avec de fortes contraintes métiers. 

• La coexistence : une période de cohabitation entre l’ancien et le nouveau système est mise en place, notamment pour les emails (coexistence Exchange hybride, par exemple). Cela évite les ruptures brutales, mais demande une configuration technique plus poussée. 

Évaluer les impacts métier selon le scénario retenu 

Chaque scénario a un impact direct sur vos utilisateurs. Il faut donc cartographier les risques opérationnels associés : indisponibilité de la messagerie, perte d’accès aux documents, changement d’habitudes dans les réunions Teams… 

Un cadrage métier permet d’anticiper : 

• les périodes critiques à éviter (clôture comptable, lancement de produit…), 

• les fonctions sensibles (support client, équipes terrain…), 

• les risques de désorganisation si le calendrier est mal dimensionné. 

Définir un plan de bascule clair (calendrier, jalons, priorités) 

Une fois la stratégie définie, formalisez-la dans un plan de bascule structuré. Ce plan devient votre feuille de route opérationnelle, et inclut : 

• Un calendrier précis avec des jalons par service ou entité. 

• Les phases de tests, de validation et de mise en production. 

• Les acteurs impliqués à chaque étape : DSI, métiers, partenaires externes. 

Prévoir une phase pilote sur un périmètre restreint 

Incontournable : la phase pilote. Il s’agit de tester la migration sur un groupe d’utilisateurs représentatif mais limité. Ce pilote vous offre une expérimentation terrain avant le déploiement global. 

Ses objectifs : 

• Valider les outils de migration, 

• Mesurer les performances et les irritants utilisateurs, 

• Évaluer la qualité de l’accompagnement (formations, support…), 

• Ajuster la stratégie si nécessaire. 

Identifier les outils de migration adaptés à la stratégie 

Enfin, en fonction de la stratégie choisie, vous devrez sélectionner les bons outils de migration. Microsoft propose des utilitaires natifs (Exchange Migration Tool, SharePoint Migration Tool), mais des outils tiers (BitTitan, SkyKick…) peuvent offrir davantage de flexibilité, notamment en cas de configuration complexe. 

Le choix dépend du volume de données à transférer, du niveau de personnalisation nécessaire, des contraintes de sécurité ou de conformité. 

Adapter l’infrastructure et la sécurité 

Vous avez défini votre stratégie. Parfait. Avant d’appuyer sur le bouton « migration », un dernier audit s’impose — côté technique cette fois. Pourquoi ? Parce qu’on ne déploie pas Microsoft 365 comme une simple mise à jour. C’est une transformation en profondeur de vos usages, qui exige une infrastructure prête à suivre, une connexion robuste, et une sécurité sans faille. 

S’assurer d’une bande passante suffisante pour la migration 

Un point souvent négligé : la bande passante. Migrer plusieurs centaines de boîtes mails ou des téraoctets de fichiers vers le cloud consomme une quantité massive de bande passante, surtout si vous avez un SI réparti sur plusieurs sites. 

Une connexion lente ou saturée peut allonger considérablement les temps de migration, voire interrompre des transferts. 

• Prévoyez une analyse réseau en amont. 

• Programmez les phases de transfert sur des plages horaires creuses. 

• Déployez des proxy dédiés ou des solutions de caching si nécessaire. 

Mettre en place des politiques de sécurité (MFA, DLP, chiffrement…) 

La sécurité ne s’ajoute pas après la migration. Elle fait partie intégrante du projet. Microsoft 365 propose une suite robuste d’outils de cybersécurité. Encore faut-il les activer et les configurer : 

• MFA (authentification multifacteur) : pour sécuriser l’accès aux comptes utilisateurs. 

• DLP (Data Loss Prevention) : pour éviter les fuites de données sensibles. 

• Chiffrement des emails et des fichiers : pour garantir la confidentialité des échanges. 

93 % des cyberattaques réussies commencent par une compromission d’identité. Activer le MFA permet de bloquer 99 % de ces intrusions.

Microsoft/ 2019

Prévoir une sauvegarde complète des données existantes 

Avant toute opération, une sauvegarde complète de l’existant est impérative. Même si les outils de migration sont fiables, le risque zéro n’existe pas : coupure, corruption de fichiers, erreur humaine… peuvent compromettre vos données. 

Optez pour une sauvegarde offline chiffrée, stockée sur un support externe ou dans un cloud tiers sécurisé. Cela vous permet, en cas d’incident, de revenir rapidement à un état stable. 

Préparer les DNS, Active Directory et annuaires pour l’intégration 

Enfin, l’un des chantiers les plus sensibles : la configuration des services d’annuaire et des DNS. 

• Assurez-vous que votre Active Directory local soit prêt à synchroniser avec Azure AD. 

• Préparez vos enregistrements DNS (MX, SPF, CNAME, autodiscover…) pour assurer un bon routage des emails. 

• Nettoyez les comptes obsolètes ou les doublons dans vos annuaires. 

Une mauvaise configuration ici peut générer des défaillances critiques : mails non distribués, erreurs d’authentification, ou perte d’accès pour certains utilisateurs. 

Organiser les prérequis techniques 

Votre infrastructure est prête, la sécurité est posée, les fondations sont solides. Il est maintenant temps de mettre en place les briques fonctionnelles qui vont permettre à Microsoft 365 de s’intégrer harmonieusement à votre organisation. Cette étape, souvent reléguée à de simples « paramétrages », est pourtant essentielle pour garantir un démarrage sans friction. 

Créer les comptes utilisateurs dans Microsoft 365 

La base de tout : vos utilisateurs. Avant la migration, il faut s’assurer que chaque collaborateur dispose d’un compte Microsoft 365 valide, correctement attribué et configuré. 

Deux méthodes possibles : 

• Création manuelle pour les petites structures. 

• Provisionnement automatique via synchronisation Azure AD Connect pour les grandes organisations. 

Préparer les groupes et les rôles d’accès 

Microsoft 365 repose sur une gestion fine des autorisations, indispensable pour structurer votre écosystème collaboratif. 

Voici quelques bonnes pratiques : 

• Créez des groupes de sécurité pour attribuer les droits de manière cohérente (par service, métier, niveau hiérarchique…). 

• Utilisez les groupes Microsoft 365 pour faciliter l’accès à Teams, SharePoint, Planner et Outlook en une seule configuration. 

• Définissez des rôles administratifs avec parcimonie : un trop grand nombre d’admins affaiblit votre posture de sécurité. 

Paramétrer les règles de routage des mails 

Un point technique souvent sous-estimé : le routage des emails pendant la phase de migration. L’objectif : éviter toute coupure ou perte de messages, même quand certains utilisateurs sont déjà passés sur Exchange Online et d’autres non. 

Voici les options à envisager : 

• Mettre en place une coexistence hybride entre Exchange local et Exchange Online. 

• Configurer des connecteurs SMTP spécifiques. 

• Rediriger les flux via votre fournisseur DNS (modification des enregistrements MX, SPF…). 

Effectuer des tests de connectivité (Outlook, Teams, etc.) 

Avant de lancer la phase de migration, prenez le temps d’effectuer une batterie de tests pour vérifier que tout fonctionne comme prévu : 

• Connexion aux boîtes mails depuis Outlook (client lourd et web). 

• Accès aux espaces Teams et SharePoint. 

• Synchronisation OneDrive. 

• Authentification sur les différents services. 

Cette étape vous permet de transformer un projet IT en réussite collective. Chez BSD, nous mettons un point d’honneur à vérifier chaque brique technique avant de basculer en production, car une migration Microsoft 365 réussie repose avant tout sur une préparation méticuleuse. 

Exécuter la migration 

Lancer un pilote 

Le pilote est bien plus qu’un simple test : c’est le crash test grandeur nature de votre stratégie de migration. Il permet de détecter les angles morts, les réactions des utilisateurs, les limites techniques… et surtout, de les corriger avant le grand saut. 

Commencez par sélectionner un groupe d’utilisateurs représentatif, mélangeant différents métiers, niveaux d’aisance numérique et responsabilités. Ce groupe pilote doit être volontaire, disponible et bien accompagné. 

L’objectif est de : 

• Tester les outils de migration choisis (Exchange, SharePoint, Teams…). 

• Vérifier l’accès aux services après bascule. 

• Récolter les retours utilisateurs (points de friction, bugs…). 

• Ajuster les paramètres techniques et les configurations si nécessaire. 

Enfin, profitez-en pour tester votre stratégie de communication et votre organisation du support. Mieux vaut le faire à petite échelle que subir un chaos généralisé lors du déploiement global. 

Migrer les données et services 

Une fois le pilote validé, vous pouvez lancer la migration par vagues selon le calendrier établi. Voici les éléments clés à traiter avec méthode : 

▸ Migrer les boîtes mails vers Exchange Online 

• Utilisez les outils adaptés (IMAP migration, migration PST, migration hybride Exchange). 

• Planifiez les bascules hors des heures critiques. 

• Vérifiez la synchronisation des calendriers, dossiers partagés, règles de messagerie… 

▸ Transférer les fichiers vers OneDrive et SharePoint 

• Définissez des règles de migration : quels fichiers conserver ? Où les stocker ? 

• Respectez les limites de stockage (quota OneDrive, taille de fichiers…). 

• Évitez le « lift and shift » massif : migrez ce qui est utile et bien structuré. 

▸ Déployer Teams et organiser les premiers espaces collaboratifs 

• Créez des équipes pilotes par service ou projet. 

• Intégrez SharePoint, Planner et OneNote dans les onglets de Teams. 

• Formez vos utilisateurs aux bonnes pratiques : nommage, gestion des notifications, utilisation des canaux. 

▸ Migrer les calendriers et contacts 

• Importez les éléments personnels et partagés. 

• Validez la synchronisation entre Outlook, Teams et les mobiles. 

• Vérifiez l’affichage correct des fuseaux horaires, permissions et accès partagés. 

▸ Vérifier l’intégrité des données post-migration 

Une fois les données migrées, faites des contrôles croisés : 

• Les mails, fichiers, plannings et contacts sont-ils complets ? 

• Les droits d’accès sont-ils cohérents ? 

• Les liens internes (intranet, documents) fonctionnent-ils toujours ? 

Un bon contrôle qualité vous permet de détecter les erreurs tôt, avant qu’elles ne se propagent. 

Accompagner les utilisateurs 

Informer et former 

Une migration technique bien menée peut pourtant échouer… si les utilisateurs ne s’approprient pas les outils. L’accompagnement humain est donc aussi stratégique que la mise en production. 

Commencez par communiquer en amont : 

• Informez sur le « pourquoi » et le « comment ». 

• Rassurez sur les bénéfices. 

• Présentez les échéances et les canaux de support. 

Puis, passez à la formation, en mixant formats courts, ateliers interactifs, vidéos explicatives et fiches pratiques. 

Enfin, mettez en place un réseau de relais internes (chefs d’équipe, référents, RH…) qui aideront à diffuser les bonnes pratiques dans leur périmètre. 

Consolider et optimiser 

Mesurer les résultats 

Une migration réussie, ce n’est pas juste « aucun incident technique ». C’est surtout des usages transformés, plus efficaces, plus fluides, plus sûrs. 

Évaluez : 

• L’atteinte des objectifs initiaux (réduction des coûts, meilleure collaboration…). 

• Les KPIs utilisateurs : adoption de Teams, espace utilisé sur OneDrive, fréquence de partage… 

• Le feedback terrain via des sondages ou des ateliers. 

 

Améliorer l’environnement 

L’après-migration est l’occasion d’aller plus loin. Vous pouvez : 

• Activer des fonctionnalités avancées comme Power Automate pour automatiser vos processus. 

• Mettre en place une gouvernance documentaire : gestion du cycle de vie, droits d’accès, archivage. 

C’est aussi le bon moment pour optimiser vos licences : 

• Supprimer les comptes inactifs. 

• Adapter les forfaits aux profils réels. 

• Centraliser les droits d’accès dans un référentiel unique. 

Enfin, faites évoluer votre support vers un modèle durable, avec des ressources en ligne, des formations continues et des indicateurs de satisfaction.