Comprendre SharePoint
Qu’est-ce que SharePoint ?
Derrière son nom sobre, SharePoint cache un véritable couteau suisse de la collaboration d’entreprise. Si vous débutez ou envisagez de moderniser vos outils collaboratifs, et que vous vous demandez comment utiliser SharePoint concrètement, c’est sans doute l’un des premiers noms qui vous viendra aux oreilles. Mais concrètement, qu’est-ce que SharePoint ? Et surtout, pourquoi tant d’entreprises misent sur cette solution pour organiser l’information et travailler plus efficacement au quotidien ?
Une plateforme collaborative signée Microsoft
SharePoint, c’est avant tout une plateforme de collaboration et de gestion de contenu. Développée par Microsoft, elle est aujourd’hui intégrée de manière native à l’écosystème Microsoft 365, ce qui en fait un outil parfaitement interconnecté avec Outlook, Teams, OneDrive, Excel, Word ou encore Power Automate. Elle permet de structurer, partager et coéditer des informations, tout en renforçant la sécurité et la traçabilité des échanges.
Selon Microsoft, plus de 200 millions d’utilisateurs à travers le monde utilisent SharePoint pour organiser leur travail et gérer l’information en entreprise.
Créer des sites d’équipe, des intranets et des espaces documentaires
L’un des atouts majeurs de SharePoint, c’est sa capacité à créer des espaces de travail personnalisés. Vous pouvez bâtir des sites d’équipe pour vos projets, un intranet pour centraliser les ressources internes, ou encore des espaces documentaires pour gérer les fichiers de chaque service.
Oubliez le bon vieux serveur de fichiers local. SharePoint agit comme une base documentaire évoluée, accessible depuis n’importe où (PC, mobile, tablette), avec un niveau de sécurité et de gestion des accès digne des systèmes les plus robustes. Vous pouvez non seulement stocker des fichiers, mais aussi les commenter en équipe, suivre les modifications, ou encore attribuer des tâches liées aux documents.
🙌 Bon à savoir !
Contrairement aux outils de stockage classiques, SharePoint permet d’associer chaque document à un contexte métier (projet, équipe, procédure…), ce qui en facilite l’usage quotidien et l’intégration dans les processus.
Conçu pour fluidifier la collaboration entre les équipes
La promesse de SharePoint, c’est d’être plus qu’un outil, un environnement de travail collectif. Il fluidifie les échanges, encourage la transparence de l’information et supprime les silos entre les départements. Grâce à la coédition en temps réel et à l’intégration directe avec Teams, les utilisateurs peuvent collaborer sans friction et gagner en réactivité.
Autrement dit, SharePoint est à la fois le socle documentaire et le point d’entrée vers vos outils collaboratifs quotidiens. Ce n’est plus vous qui vous adaptez à l’outil, c’est l’outil qui s’aligne à vos besoins.
Accessible partout, sans installation spécifique
Autre atout non négligeable : SharePoint s’utilise directement depuis un navigateur web. Vous n’avez rien à installer sur vos postes. Il suffit d’un lien sécurisé et d’un identifiant pour accéder à vos contenus.
Cela en fait un outil idéal pour les équipes hybrides, les collaborateurs en mobilité ou les prestataires externes à qui vous pouvez accorder un accès ciblé. La synchronisation avec OneDrive permet aussi de consulter les documents hors connexion, en toute simplicité.
La grande majorité des entreprises privilégie aujourd’hui la version Online, pour sa facilité de gestion, ses mises à jour automatiques et sa parfaite compatibilité avec les outils Microsoft.
À quoi sert SharePoint concrètement ?
Maintenant que vous savez ce qu’est SharePoint, vous vous demandez sûrement : ok, mais dans la pratique, à quoi ça me sert ? Bonne question. Car c’est bien beau d’avoir une solution puissante, encore faut-il savoir comment l’utiliser concrètement pour en tirer un maximum de valeur au quotidien. Voici donc un tour d’horizon clair, sans jargon inutile, des cas d’usage les plus fréquents et les plus utiles de SharePoint en entreprise.
Centraliser l’information dans un intranet structuré
Centraliser l’information dans un intranet structuré Imaginez un endroit unique où vos collaborateurs peuvent retrouver les dernières actualités internes, les documents RH, les procédures métiers, les contacts clés ou les événements à venir. C’est exactement ce que permet SharePoint : créer un intranet structuré et utile.
🙌 Bon à savoir !
Un intranet bien conçu permettrait de réduire jusqu’à 35 % le temps passé à chercher des informations selon McKinsey.
Organiser et stocker les documents d’équipe avec versioning
Avec SharePoint, vous pouvez structurer vos documents dans des bibliothèques partagées, collaborer en temps réel sur un même fichier et restaurer une version antérieure en un clic. Chaque fichier devient une source unique de vérité.
Créer des portails métiers pour chaque service ou projet
Vous êtes dans une entreprise multisite, ou avec plusieurs services (RH, Qualité, IT, Projets) ? SharePoint vous permet de créer un portail dédié pour chacun.
Exemples concrets :
- Un portail RH avec les offres d’emploi internes, les formulaires de congé, les procédures d’onboarding…
- Un portail Projets avec le planning, les budgets, les livrables, les comptes rendus, et les indicateurs en temps réel.
- Un portail Direction pour suivre la stratégie, les reportings financiers, ou les revues de performance.
Chaque portail devient un véritable tableau de bord vivant, mis à jour en continu.
Automatiser les workflows avec Power Automate
Grâce à l’intégration avec Power Automate, vous pouvez automatiser des tâches récurrentes comme l’approbation de documents, les demandes d’absence ou l’archivage de fichiers. Un vrai gain de temps.
🙌 Bon à savoir !
Un workflow automatisé sur SharePoint peut faire gagner jusqu’à plusieurs heures par semaine à chaque collaborateur, tout en réduisant les risques d’erreur.
Faciliter le travail hybride et la collaboration multisites
Avec le télétravail, les équipes éclatées géographiquement et la nécessité d’aller vite, SharePoint devient un allié naturel de la flexibilité. Il fonctionne dans le cloud, est sécurisé, et permet de travailler aussi bien :
- depuis le siège,
- qu’en déplacement,
- ou depuis chez soi.
Mieux encore, les documents sont synchronisables avec OneDrive, pour une consultation hors ligne, et les sites d’équipe sont intégrés à Microsoft Teams, pour une collaboration en direct.
Garantir un accès sécurisé aux données de l’entreprise
SharePoint permet de définir des droits d’accès précis, tracer les modifications, gérer les invités et respecter les exigences RGPD. Vos données sont hébergées dans des centres Microsoft sécurisés.
Explorer les fonctionnalités clés de SharePoint
Gestion documentaire avancée
SharePoint gère le document dans toute sa vie, de sa création à son archivage, sans jamais perdre le fil ni l’historique. Les fichiers sont organisés dans des bibliothèques puissantes, filtrables et sécurisées.
🙌 Remarque
Une bibliothèque bien configurée dans SharePoint devient un moteur d’efficacité : c’est la mémoire vivante de l’équipe, accessible, fiable, et prête à s’adapter aux évolutions de vos process.
Des métadonnées pour classer et retrouver facilement
Au lieu de dossiers imbriqués, SharePoint utilise des métadonnées : étiquettes, statuts, catégories. Vous retrouvez un fichier par critère métier, sans devoir connaître son emplacement.
Exemple : un contrat RH peut être classé selon l’année, le type de contrat, le collaborateur concerné et le statut (brouillon, validé, archivé). Il n’a pas besoin d’être dupliqué ni déplacé. Il vous suffit de filtrer par ces critères pour le retrouver.
Résultat ? Plus besoin de se souvenir “où” est rangé le document, seulement de “ce que c’est”.
Validation fluide et coédition en temps réel
Un collaborateur dépose un brouillon, un manager valide, puis un tiers confirme. SharePoint intègre ces flux de validation et permet la coédition en temps réel avec historique de version.
Selon Forrester, les entreprises qui automatisent leurs processus documentaires gagnent en moyenne 28 % de temps sur le cycle de validation.
Archivage et rétention maîtrisée
Vous définissez des durées de rétention, archivez automatiquement les documents inactifs, ou supprimez ceux obsolètes.
Création de sites d’équipe et de communication
Des sites personnalisables selon les besoins métiers
Chaque équipe peut créer son propre site, structuré selon ses objectifs et personnalisable sans connaissances techniques.
🙌 Remarque
Trop souvent, les entreprises n’exploitent qu’une infime partie des capacités de personnalisation de SharePoint. Pourtant, un site bien structuré devient un levier d’engagement et de productivité.
Des thèmes visuels pour respecter la charte graphique
Appliquez une charte graphique : couleurs, logos, mises en page. Cela renforce l’image de l’entreprise tout en assurant la cohérence visuelle.
Responsive design pour une expérience mobile fluide
Les sites SharePoint s’adaptent automatiquement aux mobiles et tablettes. Pratique pour les collaborateurs nomades.
Recherche intelligente et navigation
Un moteur de recherche puissant SharePoint propose une recherche rapide, personnalisée, prenant en compte le contenu, les métadonnées et les habitudes de l’utilisateur.
Selon Microsoft, la recherche SharePoint est conçue pour être “personnalisée par utilisateur”, en apprenant des habitudes et préférences de chacun.
Indexation automatique et filtres
Tous les contenus sont indexés. Des filtres avancés (auteur, date, statut…) permettent de retrouver précisément ce que vous cherchez.
Sécurité des résultats
Un utilisateur ne voit que ce à quoi il a accès, ce qui protège les informations sensibles.
❓ Le saviez-vous ?
Vous gagnez un temps précieux au quotidien, et vos équipes retrouvent leur autonomie : plus besoin de demander “où est ce fichier” toutes les dix minutes.
Les bénéfices de SharePoint en entreprise
Améliorer la collaboration SharePoint permet un travail en temps réel sur les mêmes documents, une centralisation de l’information et une réduction des e-mails internes.
Interopérabilité avec Teams
Chaque canal Teams peut être lié à un site SharePoint, et les fichiers partagés sont automatiquement stockés. Cela favorise la collaboration contextuelle.
Structurer et sécuriser l’information
Chaque élément est protégé par des permissions fines. Vous pouvez restreindre ou autoriser les accès selon les rôles.
🙌 Remarque
Partager un fichier via SharePoint, c’est aussi s’assurer que seul le bon destinataire pourra y accéder — et que les modifications sont traçables. Un avantage décisif en matière de conformité.
Historique des modifications
Chaque document conserve une trace des modifications. Vous pouvez revenir en arrière à tout moment.
RGPD et cybersécurité
SharePoint respecte les normes les plus strictes : hébergement sécurisé, audit des accès, gestion de la confidentialité intégrée.
Un outil évolutif et interopérable
Adapté aux entreprises de toutes tailles SharePoint convient aux PME comme aux grands groupes. Vous pouvez démarrer petit et étendre progressivement son usage.
Interopérabilité avec Microsoft 365
Fichiers, mails, tâches : tout est connecté. Vous travaillez dans un écosystème unifié et fluide.
Extensions avec Power Platform
Besoin d’aller plus loin ? Créez des applis sans code avec Power Apps, automatisez des flux avec Power Automate ou visualisez vos données avec Power BI.
Mises à jour automatiques
Avec SharePoint Online, vous bénéficiez des dernières nouveautés sans effort.
Bien démarrer avec SharePoint
Bonnes pratiques de déploiement
Cartographier les besoins métiers avant de créer les sites
Clarifier les rôles Administrateurs, contributeurs, lecteurs : chacun doit savoir ce qu’il peut faire.
Une cartographie des besoins métier permet :
- de savoir quels types de sites créer (projet, communication, département…),
- de définir les règles de nommage, de partage et de validation,
- d’identifier les flux d’information à structurer ou automatiser.
🙌 Remarque
Ne pas cartographier vos besoins revient à construire une bibliothèque sans savoir ce que vous voulez y ranger. Vous gagnerez du temps en allant lentement au début.
Gouvernance et formation
Vous avez structuré vos sites, préparé vos bibliothèques, lancé un déploiement pilote… mais voilà : sans un cadre clair ni accompagnement humain, même le meilleur outil finit par se diluer dans les habitudes d’hier. Pour que SharePoint tienne ses promesses sur le long terme, il est indispensable de poser les fondations d’une gouvernance solide et de former les utilisateurs en continu.
Un accompagnement sur mesure pour votre transformation digitale
Clarifier les rôles : administrateurs, contributeurs, lecteurs…
🙌 Remarque
Un modèle de gouvernance clair, appliqué dès la création des sites, réduit drastiquement les risques liés à la gestion documentaire non maîtrisée.
Former les utilisateurs dès le départ… et dans la durée
Le meilleur déploiement technique du monde ne vaut rien sans adoption utilisateur. C’est pourquoi la formation ne doit pas être un “one shot” :
- prévoyez des sessions courtes, ciblées et concrètes,
- accompagnez chaque service avec des cas d’usage qui lui parlent,
- proposez des formats variés (visio, tutoriels vidéo, support PDF, ateliers pratiques).
Sensibiliser à la sécurité et aux bonnes pratiques
Enfin, n’oubliez pas que SharePoint est un espace de travail professionnel, où transitent souvent des documents sensibles ou confidentiels.
Prenez le temps de :
- sensibiliser les équipes à la cybersécurité,
- expliquer ce qu’il ne faut pas faire (ex : partager un dossier en externe par erreur),
- montrer comment bien configurer un lien de partage ou restreindre un accès.
Cette culture de la responsabilité numérique est ce qui permettra à SharePoint d’être un outil puissant… et pas un point de vulnérabilité.
